Skal du snakke med en saksbehandler?

Før eller siden skal du sikkert ha et møte med saksbehandler. Enten personlig eller på telefon, eller kanskje på nett.

Det er helt normalt å grue seg til noe ukjent og «skummelt» !

Derfor er det lurt å jobbe med saken, les brev, e-post og andre dokumenter som hører til saken. Det er nettopp med slike forberedelser du kan bli trygg på at møtet går bra!

Det er viktig at du har et godt forhold til saksbehandler både i dag og videre fremover.

Husk hele tiden på at dette er en som både skal og vil hjelpe deg!

 

Noen gode råd for å skape en god relasjon

Når du snakker med en saksbehandler kan det være lurt å behandle vedkommende som du gjerne ville at vedkommende behandler deg.  Det vil trolig være med respekt og forståelse.

Det samme gjelder også om du har en telefonsamtale med saksbehandler.

Vær rolig og saklig, hold deg til saken og unngå avbrytelser og utenomsnakk. Ikke bli personlig eller innta en angreps- eller forsvarsposisjon. Husk at duvil at saksbehandleren skal hjelpe deg!

Skal du møte saksbehandler personlig, kan det kanskje føles ubehagelig i forkant. Tenk på at den du møter kan vise seg å være “den gode hjelper” du har lett etter. Men da må du huske å oppføre deg!

Du har full rett til å ha med deg en fullmektig i møtet. Det kan være en venn eller et familiemedlem som er med deg som en støttespiller, som ikke behøver å si så mye, men bare være der for deg. Det kan også være lurt om en av dere ber om et kort referat fra møtet. 

Ofte klager saksbehandler på stor arbeidsmengde slik at man ikke har tid til å skrive et referat. Be likevel om at du får et referat og ikke gi deg på det. Da slipper du all diskusjon i etterkant om hva som ble sagt og hva som ikke ble sagt.  

Forberedelse til møtet er viktig. Det vil ofte være spørsmål om dokumentasjon i et slikt møte. Om det ikke er helt klart hva du skal ta med, kan du kontakte kontoret eller saksbehandler og spørre om hva de vil du skal ta med. 

Er det noe du ikke er sikker på, be om å få det forklart nærmere slik at det ikke er noen tvil om dokumentasjonen du trenger.                       

Det er lurt å kopiere alle dokumentene og levere fra seg kopiene. Legg dem i datorekkefølge om ikke noe annet er sagt. Les gjennom alle dokumenter så du er sikker på hva de inneholder, merk gjerne av tekst som er viktig for deg å få presentert, eller som du venter vil vi et tema i møtet.

Å lage en stikkordsliste over det du vil spørre om og det du vil fortelle er alltid fornuftig.

Dersom du ikke vet om det er andre som skal være med i møtet fra den andre siden, er det lurt å spørre. Når du vet hvem du møter kan du forberede deg på det.  Da kan du også vurdere om du føler du vil møte alene, eller om du vil be noen bli med deg.

 

 

Skal du ha med deg noen, kan det være smart å ta en prat før dere går i møtet. Bli enige om en strategi, hvem sier hva osv.  Når møtet starter er det greit å presentere ledsager ved navn, uten å utbrodere noe mer om bakgrunn.  

Ofte er det at du har med deg en ledsager de ikke vet noe mer om enn navnet på, nok til at møtet går i skikkelige former fordi saksbehandler er noe usikker og avventende. Det kan være lett å tro at du har med deg en advokat om du ikke sier noe mer.

I møtet bør du oppføre deg naturlig, være blid og åpen, og ikke i forsvarsposisjon – det har du nok ingen grunn til.

Husk at du vil at saksbehandler skal bidra til en løsning! Det er helt vanlige mennesker du møter og dersom du behandler dem med respekt og er dannet og saklig, vil du nok oppleve det samme tilbake. 

Hold hodet hevet, ta sporadisk blikk-kontakt med hver enkelt, og vis oppmerksomhet når du blir snakket til. Vis at du er interessert, og at dette møtet er viktig for deg.  Hold deg til saken og ikke snakk deg bort!

Når møtet nærmer seg slutten. bør du se over huskelisten din og forsikre deg om at du har fått tatt opp alt som sto på listen.

Har du med en ledsager kan det være greit at en av dere ber om et referat fra møtet.

Når møtet er over bør du sette deg ned med en gang, helst sammen med ledsager om du hadde med noen, og lage ditt eget korte og saklige referat mens alt er ferskt. 

Dette er en god modell for mange, og om du også samler på referatene dine og dokumentene som ble brukt i møtet i en mappe, har du en veldig god oversikt over saken og det som har skjedd i møter.

Gjør du dette hver gang du er i et møte, blir der fort rutine og du bruker ikke så lang tid på det. Nå har du gjort en viktig jobb og vært i samtale med saksbehandler som du kanskje har gruet deg lenge til. Mange forteller at det var mye verre å grue seg enn å gjøre det!

Du kan i alle fall være stolt over at du har kommet gjennom dette!